Blog Post

Gallery marius klemm

Sichern Sie das Wissen in Ihrem Unternehmen und machen Sie es verfügbar - mit dem conlance Wissensmanagementsystem

von Marius Klemm am 21. Januar 2016 um 11:28 Uhr

Das angesammelte Wissen in Ihrem Unternehmen ist das wohl wertvollste Kapital, dass Sie in Ihrer Firma haben und wird gerade in einer modernen Informationsgesellschaft zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor. Mit diesem können Sie in Ihrem Unternehmen bewusst arbeiten, in vielen Firmen findet sich das Unternehmenswissen jedoch ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter oder in dicken Aktenordnern. Mit dem digitalen conlance Wissensmanagementsystem können Sie das Know-how in Ihrer Firma festhalten, einfach aktualisieren und mit den befugten Personen im Unternehmen teilen.

  • Das conlance Wissensmanagementsystem ist ein passgenaues Tool, um Unternehmenswissen digital zu erfassen und zu verwalten.
  • Die Bedienung ist dabei möglichst einfach und intuitiv gehalten und ohne spezielle PC-Kenntnisse bedienbar.
  • Eine ausgeklügelte Rechteverwaltung ermöglicht es Ihnen, detailliert für jeden Mitarbeiter festzulegen, welche Inhalte dieser einsehen oder bearbeiten darf.
  • Unser System wird als Webanwendung genutzt und arbeitet browserbasiert. Sie können diese somit ohne Installation einer Anwendung auf jedem PC, Tablet und Smartphone nutzen.
  • Unser Wissensmanagementsystem hilft Ihnen, die Anforderungen an gutes Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen zu erfüllen.
  • Wir beraten und unterstützen Sie gerne auch hinsichtlich Prozessdokumentation und sinnvollem Einsatz in Ihrem Unternehmen.

Wichtige Prozesse und Arbeitsanweisungen befinden sich in Ihrem Unternehmen zum größten Teil noch auf Papier und werden auf dem analogen Weg weitergegeben und weiterentwickelt? Bestimmt kennen Sie auch in Ihrem Unternehmen die Situation, dass Ihre wichtigsten Unterlagen, die letztlich Ihr Unternehmenswissen darstellen, vor allem in Papierform verwendet werden.

Weil bei einer Veränderung dieser Unterlagen diese jeweils komplett neu gedruckt und im Unternehmen verteilt werden müssen, werden diese nur selten und nur von wenigen, mit dem Wissensmanagement vertrauten Mitarbeitern aktualisiert. So verbleiben längst überholte Wissensstände in den Abteilungen und werden selten für den eigentlichen Arbeitsprozess herangezogen. Gerade wenn erfahrene Mitarbeiter aus dem Unternehme ausscheiden oder neue Mitarbeiter sich in die Arbeitsverfahren einarbeiten, kann dies zum großen und letztlich teuren Problem werden.

Wissen im digitalen Zeitalter

Mit dem conlance Wissensmanagementsystem haben Sie die Chance, auch das Wissen Ihres Unternehmens so zu verwalten, wie es im 21. Jahrhundert üblich ist: digital, für jeden Berechtigten aufrufbar und leicht veränderbar.

Durch ein einfach zu nutzendes, dezentrales System können Sie alle Mitarbeiter in den Prozess der Dokumentation Ihres Wissens einbinden und nicht nur einige wenige, die auf das Thema Wissensmanagement spezialisiert sind. Die Bedienung der Software stellt dabei für Personen, die mit den Grundlagen der Computerbedienung vertraut sind, keine Hürde dar; Wissen kann mit unserer digitalen Lösung nach einer kurzen Einweisung von jedem Mitarbeiter einfach erstellt, erweitert oder aktualisiert werden. Die Freigabe von Inhalten erfolgt dabei erst durch eine autorisierte Person, alte Versionen werden hierbei revisionssicher archiviert.

Statt wichtige Informationen im Zweifelsfalle lange in einem Aktenordner oder in den Tiefen des Mailpostfachs zu suchen, finden Sie alle relevanten Dinge optisch ansprechend aufbereitet in unserem Wissensmanagement-system. Falls Sie mal nicht wissen, wo Sie suchen müssen, unterstützt Sie auch unsere einfach zu bedienende Suchfunktion.

Plattformübergreifende Arbeitsmöglichkeit ohne Ansprüche an Ihre IT-Infrastruktur

Unser Wissensmanagementsystem steht Ihnen dabei als Web Service zur Verfügung und lässt sich problemlos mit jedem Browser aufrufen und nutzen. Sie müssen an den Endgeräten in Ihrer Firma folglich keine neue Software installieren oder spezielle Konfigurationen vornehmen. Dabei ist es auch egal, ob es sich bei einem Endgerät um einen Windows, Linux oder Mac-Computer handelt, oder etwa um ein Tablet oder ein Smartphone – unsere Software arbeitet komplett plattformübergreifend, ist für Touch-Devices geeignet und passt sich damit problemlos in Ihre IT-Architektur ein. Auch die Anzahl der Nutzer und der benutzten Endgeräte ist unbegrenzt.

Individuelle Rechtevergabe

Im Gegensatz zu vielen Open-Source-Lösungen im Wiki-Bereich kann das conlance Wissensmanagementsystem vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. „Uns ist es wichtig, unseren Kunden eine Lösung zu präsentieren, die sich perfekt an ihren Unternehmenszielen und Bedürfnissen ausrichtet“, erklärt der Geschäftsführer von conlance, Florian Görlitz. „Wir haben selbst zu Beginn das Wikipedia Mediawiki eingesetzt. Schnell kamen Kundenanforderungen, die sich damit auf Grund des Alters und der Komplexität der Software nur schwer, und damit teuer, umsetzen ließen. Daher haben wir uns entschlossen, unsere eigene Wiki-Lösung auf Open-Source-Basis zu entwickeln. Bei Änderungswünschen können wir jetzt schnell und einfach neue Features einbauen und damit die Wissensmanagementlösung kreieren, die unsere Kunden speziell für ihr Unternehmen benötigen. Zudem passen wir das System an das Corporate Design unserer Kunden an, sodass es für die Mitarbeiter einen Wiedererkennungswert gibt.“

Mittlerweile nutzen die ersten Kunden die fertige Software, die Resonanzen hieraus sind durchweg positiv. „Unsere ersten Kunden sind von den neuen Möglichkeiten begeistert. Vor allem die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte für einzelne Bereiche zu erteilen, kommt bei unseren Kunden gut an“, erklärt Görlitz

Mit einer individuellen Rechtevergabe lässt sich im conlance Wissensmanagementsystem für jeden einzelnen Benutzer mit wenigen Handgriffen einstellen, welche Inhalte er einsehen und welche er bearbeiten darf. Dies bietet die Möglichkeiten, im ganzen Unternehmen mit einem einzigen, gemeinsamen System zu arbeiten, denn auch vertrauliche Unterlagen aus Verwaltung und Geschäftsführung können im Wiki, sicher aufbewahrt für die befugten Mitarbeiter, eingestellt werden.

Wir unterstützen bei der Erstellung des Qualitätsmanagement-Standards

Dabei erfüllt das conlance Wissensmanagementsystem auch die Anforderungen für gutes Qualitätsmanagement im Unternehmen (DIN ISO 9001-Standard).

Entsprechend der üblichen Anforderungen im Qualitätsmanagement kann das erfasste Wissen in unserer Plattform nur von mehreren Personen gemeinsam verändert werden. Neben einer Person, die Inhalte verändert, benötigt es in der Regel noch zwei weitere Personen, die diese Veränderungen überprüfen und freischalten. Solange eine Änderung nicht den kompletten Prozess durchlaufen hat, wird die bisher gültige Version angezeigt. So werden mit einem Mehraugenprinzip die Anforderungen an den DIN ISO 9001-Standard erfüllt. Auf Kundenwunsch hin kann die Anzahl der Prüfinstanzen individuell an Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.

Auch können Sie für Inhalte eine Wiedervorlagezeit einstellen, nach deren Ablauf Sie automatisch daran erinnert werden, Inhalte auf ihre Aktualität zu überprüfen. Unser System unterstützt Sie damit perfekt, den Ansprüchen an gutes Qualitätsmanagement und eine saubere, regelmäßige Dokumentation gerecht zu werden. Aus unserer Erfahrung steigt durch die Änderungsmöglichkeiten der Mitarbeiter die Akzeptanz für QM und dessen Prozesse im Unternehmen.

Sie interessieren sich für unser Wissensmanagement-System und wollen gerne mehr erfahren? Dann schreiben Sie uns doch einfach eine Mail an info@conlance.de. Gerne stellen wir Ihnen eine kostenlose Demo-App auf unserem Server zur Verfügung.

QM-Prozesse Qualitätsmanagement browserbasierte Software Florian Görlitz DIN ISO 9001 Wissensmanagement Wissensmanagementsystem